4
Uitnodiging online ALV di 17 november 20.00 uur; documenten achter de inlog (op site)
Beste Westerparkers,
Graag willen we iedereen uitnodigen voor de Algemene Ledenvergadering op dinsdag 17 november aanstaande. De vergadering start om 20.00 uur.
Helaas maakt de corona-pandemie het onmogelijk om fysiek bijeen te komen. Het bestuur kiest er daarom voor om de ALV dit keer als niet-fysieke bijeenkomst te organiseren. Een digitale ALV dus.
De set-up voor deze digitale ALV is voor het bestuur een nieuwe situatie. We zullen er alles aan doen om de ALV zo zorgvuldig mogelijk en soepel te laten verlopen.
Deze digitale ALV kent een aangepaste voorbereiding en wijze van vergaderen:
- Deelnemers melden zich vooraf aan.
- Deelnemers kunnen alleen schriftelijk vooraf vragen stellen.
- Stemmen gebeurt tijdens de ALV via een stemtool.
Benodigde stukken op de site (achter de inlog)
Alle benodigde stukken (presentatie, financieel jaarverslag, verslag van de kascommissie en notulen van 25 augustus jl.) staan op de site achter de inlog. Ga naar Inloggen (op de website amhcwesterpark.nl; niet via de app), de documenten zijn te vinden onder: Club > Documenten > Algemeen > ALV).
Vooraf aanmelden om deel te kunnen nemen aan de ALV
Alle leden of ouders van leden, die deel willen nemen aan deze ALV, moeten zich vooraf aanmelden via onderstaande link vóór zaterdag 14 november 20.00 uur: (https://forms.gle/gnCBWHpTy311h9CC6)
ALV via Microsoft Teams
De ALV verloopt via de webapplicatie Microsoft Teams. Installeer deze applicatie vooraf. Link voor de Teams-meeting zullen de leden die zich hebben aangemeld uiterlijk 16 november 20.00 uur per mail ontvangen.
Stellen van vragen kan alleen schriftelijk vooraf
Vragen over de genoemde agendapunten kunnen alleen vooraf worden gesteld via onderstaande link in het daarvoor bestemde formulier (https://forms.gle/gnCBWHpTy311h9CC6).
De uiterste termijn voor het indienen van vragen is eveneens zaterdag 14 november 20.00 uur. Alle vragen zullen tijdens de ALV worden beantwoord en zichtbaar zijn voor alle deelnemers via de chatfunctie van Teams.
Digitaal stemmen tijdens de ALV dmv stemtool
Voor het uitbrengen van stemmen tijdens de ALV maken we gebruik van de stemtool DirectPoll. Andere hockeyclubs hebben deze tool eerder gebruikt voor hun ALV. Uitleg over het gebruik van deze tool, evenals de bijbehorende inlogcode en tokens om te kunnen stemmen worden uiterlijk 16 november 20.00 uur aan alle deelnemers van de ALV die zich hebben aangemeld, verzonden.
Aan het begin van de ALV wordt nogmaals stilgestaan bij het proces van vragen stellen, antwoorden en de wijze waarop het stemmen verloopt.
> Aanmelden en vragen stellen voor deze ALV kan tot zaterdag 14 november 20.00 uur via het Aanmelding- en vragenformulier ALV 17 november 2020 AMHC Westerpark (https://forms.gle/gnCBWHpTy311h9CC6)
Mochten jullie nog vragen hebben over het verloop van deze ALV, dan kun je deze altijd stellen via [email protected].
Tot de 17e!
Hartelijke groeten namens het hele bestuur